Har ni Microsoft 365 på jobbet? Du har säkert förstått att ni därigenom har tillgång till en massa kraftfulla verktyg för att hantera er digitala information. Men vet du om du själv har fått tillgång till en mängd olika IT-stöd för din egen peronliga information? Du har genom Microsoft 365 fri tillgång till verktyg för att hantera dina uppgifter, dina dokument, din kommunikation, etc. Och om du lär arbeta i dessa verktyg kommer din arbetssituation troligen att se annorlunda ut än idag.
”Ok”, kanske du säger, ”jag har redan försökt flertalet gånger att gå över till att använda digitala verktyg för att hantera mina uppgifter, men det går liksom inte”.
Detta är en vanlig situation, och du är definitivt inte ensam med att ha försökt att få över till mer effektiva arbetssätt med hjälp av digitala verktyg. Detta är en av de större utmaningar som vi kunskapsarbetare står inför idag.
Och inte får vi mer tid att lägga på att bygga upp nya arbetssätt. Och inte heller minskar antalet uppgifter vi förväntas utföra. Och komplexiteten i IT-stöden minskar inte heller. Snarare tvärtom. Eller vad upplever du?
Det står helt klart för mig som coach för Microsoft 365 att vi som kunskapsarbetare behöver följa robusta och beprövade metoder som hjälper oss att ta till oss de nya arbetssätten. Metoder som är anpassade efter hur vi lever och arbetar på 2020-talet. Metoder som utgår från ett helhetstänk kring: 1. Våra förutsättningar som människor, 2. De enskilda IT-stöden som delar av en komplex digital infrastruktur (vi har idag flertalet enheter som vi jobbar på, vi behöver ha koll på informationen från samarbetet med kollegor, etc.) och 3. Den typ av information vi behöver hantera.
Genom att följa en metod så kan man få struktur i sitt angreppssätt. Genom att följa en metod blir det lättare att be om hjälp utifrån, av någon som själv har använt metoden och tagit sig långt tack vare den.
Vilken metod rekommenderar jag för att ta till sig nya arbetssätt med hjälp av Microsoft 365, då?
Låt oss börja med att titta på ett av de vanligaste angreppssätten för att lära sig använda IT-stöd: nämligen att klicka sig in i IT-stödet och utforska funktioner och inställningar, testa av med lite information, försöka förstå hur det hänger ihop. Det finns stora chanser till att man upptäcker kraften i IT-stödet (”Wow, titta! Man kan få in sina flaggade e-postmeddelanden som uppgifter”.). Men det man så ofta missar är att dessa funktioner kräver ett antal (ofta väldigt enkla, men regelbundet utförda) beteenden från den egna sidan. Som exempel: om du flaggar ett mejl i Outlook för att återkomma till det senare, och det dyker upp i appen ToDo, så behöver du ju också plocka upp uppgiften vid rätt tillfälle i framtiden, och när du utfört uppgiften så behöver du markera uppgiften som utförd. Konsekvenserna av att inte utföra var och en av dessa handlingar blir att du inte får användning av arbetssättet och risken att det stör dig i ditt faktiska arbete är rätt stor. Efter några månader kanske du har 100-tals flaggade mejl som du inte vet vilka du besvarat eller inte.
Så för att jobba effektivt med din information i Microsoft 365 kan vi säga att du behöver ha tagit till dig ett 40-tal sådana beteenden. Beteenden som är automatiserade och som du utför lätt och enkelt.
Hur har du i så fall kommit dit?
Du har ju ett stort antal sådana beteenden idag som du utför. Alla är inte lika nyttiga som att borsta tänderna eller eller praktiska som att ta på dig skorna innan du går ut, men de kräver likväl ingen viljestyrka av dig för att utföras. Detta är för att din hjärna har skapat en automatiserad vana av beteendet (den mänskliga hjärnan har en speciellt funktion för det). Så om vi kommer åt den funktionen så kan vi se till att skapa oss nya vanor även för Microsoft 365.
Vilket beteende ska du då välja att utföra i Microsoft 365? Det måste ju vara värdeskapande och inte bara något skapat ur luften. De som har jobbat en längre tid med att hantera sin information i Microsoft 365 kommer troligen att ha provat sig fram, och designat sig själva arbetssätt som fungerar bäst (sett ur ett helhetsperspektiv). Det är sådana goda exempel som vi vill komma åt. Men av alla goda exempel, hur vet vi vilket som kan bli våra s.k. nyckelvanor, dvs. de som kan öppna en ask av värdeskapande för oss? Det är här det behövs en coach som har erfarenhet av att leda andra till målet, och som har erfarenhet av att använda en viss metod som är effektiv.
Det är där vi på Coach Office 365 kommer in i bilden, som garanter för ett helhetstänk. Vi är experter på tekniken i Microsoft 365, vi är fokuserade på våra kunders lärande, och har ett ögon för det värdeskapandet som uppstår när allt fungerar som det är tänkt.
Du kan läsa mer om vår metod här.