Har ni Microsoft 365 p\u00e5 jobbet? Du har s\u00e4kert f\u00f6rst\u00e5tt att ni d\u00e4rigenom har tillg\u00e5ng till en massa kraftfulla verktyg f\u00f6r att hantera er digitala information. Men vet du om du sj\u00e4lv har f\u00e5tt tillg\u00e5ng till en m\u00e4ngd olika IT-st\u00f6d f\u00f6r din egen peronliga information? Du har genom Microsoft 365 fri tillg\u00e5ng till verktyg f\u00f6r att hantera dina uppgifter, dina dokument, din kommunikation, etc. Och om du l\u00e4r arbeta i dessa verktyg kommer din arbetssituation troligen att se annorlunda ut \u00e4n idag.<\/p>\n\n\n\n
”Ok”, kanske du s\u00e4ger, ”jag har redan f\u00f6rs\u00f6kt flertalet g\u00e5nger att g\u00e5 \u00f6ver till att anv\u00e4nda digitala verktyg f\u00f6r att hantera mina uppgifter, men det g\u00e5r liksom inte”. <\/p>\n\n\n\n
Detta \u00e4r en vanlig situation, och du \u00e4r definitivt inte ensam med att ha f\u00f6rs\u00f6kt att f\u00e5 \u00f6ver till mer effektiva arbetss\u00e4tt med hj\u00e4lp av digitala verktyg. Detta \u00e4r en av de st\u00f6rre utmaningar som vi kunskapsarbetare st\u00e5r inf\u00f6r idag.<\/p>\n\n\n\n
Och inte f\u00e5r vi mer tid att l\u00e4gga p\u00e5 att bygga upp nya arbetss\u00e4tt. Och inte heller minskar antalet uppgifter vi f\u00f6rv\u00e4ntas utf\u00f6ra. Och komplexiteten i IT-st\u00f6den minskar inte heller. Snarare tv\u00e4rtom. Eller vad upplever du?<\/p>\n\n\n\n
Det st\u00e5r helt klart f\u00f6r mig som coach f\u00f6r Microsoft 365 att vi som kunskapsarbetare beh\u00f6ver f\u00f6lja robusta och bepr\u00f6vade metoder som hj\u00e4lper oss att ta till oss de nya arbetss\u00e4tten. Metoder som \u00e4r anpassade efter hur vi lever och arbetar p\u00e5 2020-talet. Metoder som utg\u00e5r fr\u00e5n ett helhetst\u00e4nk kring: 1. V\u00e5ra f\u00f6ruts\u00e4ttningar som m\u00e4nniskor, 2. De enskilda IT-st\u00f6den som delar av en komplex digital infrastruktur (vi har idag flertalet enheter som vi jobbar p\u00e5, vi beh\u00f6ver ha koll p\u00e5 informationen fr\u00e5n samarbetet med kollegor, etc.) och 3. Den typ av information vi beh\u00f6ver hantera.<\/p>\n\n\n\n
Genom att f\u00f6lja en metod s\u00e5 kan man f\u00e5 struktur i sitt angreppss\u00e4tt. Genom att f\u00f6lja en metod blir det l\u00e4ttare att be om hj\u00e4lp utifr\u00e5n, av n\u00e5gon som sj\u00e4lv har anv\u00e4nt metoden och tagit sig l\u00e5ngt tack vare den. <\/p>\n\n\n\n
Vilken metod rekommenderar jag f\u00f6r att ta till sig nya arbetss\u00e4tt med hj\u00e4lp av Microsoft 365, d\u00e5?<\/p>\n\n\n\n
L\u00e5t oss b\u00f6rja med att titta p\u00e5 ett av de vanligaste angreppss\u00e4tten f\u00f6r att l\u00e4ra sig anv\u00e4nda IT-st\u00f6d: n\u00e4mligen att klicka sig in i IT-st\u00f6det och utforska funktioner och inst\u00e4llningar, testa av med lite information, f\u00f6rs\u00f6ka f\u00f6rst\u00e5 hur det h\u00e4nger ihop. Det finns stora chanser till att man uppt\u00e4cker kraften i IT-st\u00f6det (”Wow, titta! Man kan f\u00e5 in sina flaggade e-postmeddelanden som uppgifter”.). Men det man s\u00e5 ofta missar \u00e4r att dessa funktioner kr\u00e4ver ett antal (ofta v\u00e4ldigt enkla, men regelbundet utf\u00f6rda) beteenden fr\u00e5n den egna sidan. Som exempel: om du flaggar ett mejl i Outlook f\u00f6r att \u00e5terkomma till det senare, och det dyker upp i appen ToDo, s\u00e5 beh\u00f6ver du ju ocks\u00e5 plocka upp uppgiften vid r\u00e4tt tillf\u00e4lle i framtiden, och n\u00e4r du utf\u00f6rt uppgiften s\u00e5 beh\u00f6ver du markera uppgiften som utf\u00f6rd. Konsekvenserna av att inte utf\u00f6ra var och en av dessa handlingar blir att du inte f\u00e5r anv\u00e4ndning av arbetss\u00e4ttet och risken att det st\u00f6r dig i ditt faktiska arbete \u00e4r r\u00e4tt stor. Efter n\u00e5gra m\u00e5nader kanske du har 100-tals flaggade mejl som du inte vet vilka du besvarat eller inte. <\/p>\n\n\n\n
S\u00e5 f\u00f6r att jobba effektivt med din information i Microsoft 365 kan vi s\u00e4ga att du beh\u00f6ver ha tagit till dig ett 40-tal s\u00e5dana beteenden. Beteenden som \u00e4r automatiserade och som du utf\u00f6r l\u00e4tt och enkelt. <\/p>\n\n\n\n
Hur har du i s\u00e5 fall kommit dit?<\/p>\n\n\n\n
Du har ju ett stort antal s\u00e5dana beteenden idag som du utf\u00f6r. Alla \u00e4r inte lika nyttiga som att borsta t\u00e4nderna eller eller praktiska som att ta p\u00e5 dig skorna innan du g\u00e5r ut, men de kr\u00e4ver likv\u00e4l ingen viljestyrka av dig f\u00f6r att utf\u00f6ras. Detta \u00e4r f\u00f6r att din hj\u00e4rna har skapat en automatiserad vana av beteendet (den m\u00e4nskliga hj\u00e4rnan har en speciellt funktion f\u00f6r det). S\u00e5 om vi kommer \u00e5t den funktionen s\u00e5 kan vi se till att skapa oss nya vanor \u00e4ven f\u00f6r Microsoft 365. <\/p>\n\n\n\n
Vilket beteende ska du d\u00e5 v\u00e4lja att utf\u00f6ra i Microsoft 365? Det m\u00e5ste ju vara v\u00e4rdeskapande och inte bara n\u00e5got skapat ur luften. De som har jobbat en l\u00e4ngre tid med att hantera sin information i Microsoft 365 kommer troligen att ha provat sig fram, och designat sig sj\u00e4lva arbetss\u00e4tt som fungerar b\u00e4st (sett ur ett helhetsperspektiv). Det \u00e4r s\u00e5dana goda exempel som vi vill komma \u00e5t. Men av alla goda exempel, hur vet vi vilket som kan bli v\u00e5ra s.k. nyckelvanor, dvs. de som kan \u00f6ppna en ask av v\u00e4rdeskapande f\u00f6r oss? Det \u00e4r h\u00e4r det beh\u00f6vs en coach som har erfarenhet av att leda andra till m\u00e5let, och som har erfarenhet av att anv\u00e4nda en viss metod som \u00e4r effektiv. <\/p>\n\n\n\n
Det \u00e4r d\u00e4r vi p\u00e5 Coach Office 365 kommer in i bilden, som garanter f\u00f6r ett helhetst\u00e4nk. Vi \u00e4r experter p\u00e5 tekniken i Microsoft 365, vi \u00e4r fokuserade p\u00e5 v\u00e5ra kunders l\u00e4rande, och har ett \u00f6gon f\u00f6r det v\u00e4rdeskapandet som uppst\u00e5r n\u00e4r allt fungerar som det \u00e4r t\u00e4nkt.<\/p>\n\n\n\n