{"id":4421,"date":"2022-11-15T17:55:51","date_gmt":"2022-11-15T16:55:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/?p=4421"},"modified":"2023-01-16T17:50:36","modified_gmt":"2023-01-16T16:50:36","slug":"microsoft-365-for-en-redovisningsbyra","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/microsoft-365-for-en-redovisningsbyra\/","title":{"rendered":"Microsoft 365 f\u00f6r en redovisningsbyr\u00e5"},"content":{"rendered":"\n

Vi har de senaste m\u00e5naderna hj\u00e4lpt en redovisningsbyr\u00e5 med att inf\u00f6ra moderna arbetss\u00e4tt i Microsoft 365. I denna bloggartikel delar vi med oss av de insikter vi f\u00e5tt kring hur en redovisningsbyr\u00e5 hade kunnat anv\u00e4nda Microsoft 365 f\u00f6r att bygga upp en digital arbetsplats som g\u00f6r att de l\u00e4gger mindre tid p\u00e5 manuellt arbete, s\u00e4kerst\u00e4ller kvalitet och att de arbetar enligt de branschstandarder som finns. <\/p>\n\n\n\n

Introduktion till Microsoft 365<\/h3>\n\n\n\n

Microsoft 365 \u00e4r en molnplattform av Microsoft och en tanke som Microsoft haft i sin design \u00e4r att moderna organisationer anv\u00e4nder den som sin digital arbetsplats. Microsoft 365 best\u00e5r av m\u00e5nga olika appar som \u00e4r framtagna f\u00f6r att hantera en viss typ information, och genom att s\u00e4tta ihop olika appar kan man bygga upp kraftfulla l\u00f6sningar och st\u00f6d f\u00f6r den egna verksamheten. En styrka hos Microsoft 365 \u00e4r att man, genom att anv\u00e4nda den inbyggda automatiseringsmotorn som heter Power Automate, kan se till att verksamhetens processer l\u00f6per p\u00e5 l\u00f6pande utan att man beh\u00f6ver vara inne och peta i detaljer.<\/p>\n\n\n\n

En redovisningsbyr\u00e5s behov <\/h3>\n\n\n\n

Det finns ju mycket digitalt st\u00f6d p\u00e5 marknaden att tillg\u00e5 f\u00f6r en redovisningsbyr\u00e5 (t.e.x Fortnox) s\u00e5 vad finns det f\u00f6r anledningar att satsa p\u00e5 Microsoft 365? <\/p>\n\n\n\n

I grunden \u00e4r Microsoft 365 en kommunikations- och samarbetsplattform. Med m\u00f6jligheter att ta fram l\u00f6sningar f\u00f6r den egna specifika verksamheten (genom att kombinera appar som jag skrev ovan). Detta g\u00f6r att Microsoft 365 kan fungera som ett komplement till de andra systemen. <\/p>\n\n\n\n

N\u00e5gra funktioner som ni kanske skulle vilja kunna utf\u00f6ra \u00e4r: <\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Snabbt och enkelt ta fram en aktiebok till en kund<\/li>\n\n\n\n
  2. Snabbt och enkelt skapa en revers \u00e5t en kund<\/li>\n\n\n\n
  3. F\u00e5 automatiska p\u00e5minnelser n\u00e4r det \u00e4r dags att ompr\u00f6va ett kunduppdrag<\/li>\n\n\n\n
  4. Ha en strukturerad on-boarding process f\u00f6r nya kunder<\/li>\n\n\n\n
  5. Ha en strukturerad off-boarding process f\u00f6r kunder som l\u00e4mnar<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Kanske vill ni bli av med ert dubbelarbete, som t.ex. att skapa dokument f\u00f6r kunder fr\u00e5n grunden (\u00e4ven om det finns mallar att tillg\u00e5 s\u00e5 m\u00e5ste kundinformationen l\u00e4ggas in f\u00f6r hand)? I Microsoft 365 kan man ist\u00e4llet utg\u00e5 fr\u00e5n en central lista med kundinformationen och anv\u00e4nda den n\u00e4r dokumenten skapas. P\u00e5 detta s\u00e4tt jobbar man smartare. ?<\/p>\n\n\n\n

    En REX-l\u00f6sning i Microsoft 365<\/h3>\n\n\n\n

    Introduktion<\/h4>\n\n\n\n

    F\u00f6r att illustrera hur en s\u00e5dan verksamhetsanpassad l\u00f6sning skulle kunna se ut i Microsoft 365 v\u00e4ljer vi att nedan visa n\u00e5gra delar av den REX-l\u00f6sning vi hj\u00e4lpt byr\u00e5er implementera. <\/p>\n\n\n\n

    REX \u00e4r framtaget av den ledande branschorganisationen Srf konsulterna som ocks\u00e5 utf\u00f6r auktoriseringar och revisioner. Konceptet bygger p\u00e5 att skapa kvalitet direkt i produktionen ist\u00e4llet f\u00f6r att g\u00f6ra r\u00e4ttelser i efterhand. RE betonar att den auktoriserade redovisningskonsultens arbete ska vara proaktivt. Varje byr\u00e5 ansvarar f\u00f6r att sj\u00e4lv implementera standarden i sin verksamhet.<\/p>\n\n\n\n

    Utifr\u00e5n dessa f\u00f6ruts\u00e4ttningar har vi analyserad vilka appar och funktioner i Microsoft 365 som hade gjort att en redovisningsbyr\u00e5 skulle kunna jobba som mest effektivt med sin REX-process (och klara en revision galant).<\/p>\n\n\n\n

    Skapa nytt kunduppdrag<\/h4>\n\n\n\n

    Genom att anv\u00e4nda Power Apps g\u00e5r det att l\u00e5ta medarbetarna att skapa nya kunduppdrag p\u00e5 ett strukturerat s\u00e4tt.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Alla kunduppdrag i en lista<\/h4>\n\n\n\n

    N\u00e4r ett kunduppdrag skickas in fr\u00e5n formul\u00e4ret l\u00e4ggs det in i listan nedan, d\u00e4r man ocks\u00e5 kan se hur de andra kunduppdrag ligger till. <\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

    Varje kunduppdrag g\u00e5r genom 5 faser innan det blir l\u00f6pande, och man kan se direkt vilken fas uppdraget \u00e4r i (gr\u00f6nt = klart, bl\u00e5tt = under arbete, r\u00f6tt = ej klart). <\/p>\n\n\n\n

    Kommunikation kring ett kunduppdrag<\/h4>\n\n\n\n

    Tanken fr\u00e5n Microsofts sida \u00e4r att en organisation ska g\u00e5 fr\u00e5n att sk\u00f6ta sin interna kommunikation via mejl\/SMS\/WhatsApp till att anv\u00e4nda sig av appen Teams. <\/p>\n\n\n\n

    En redovisningbyr\u00e5 kan anv\u00e4nda sig av Teams f\u00f6r att p\u00e5 ett strukturerat s\u00e4tt kommunicera kring kunduppdrag. <\/p>\n\n\n\n

    I linje med detta t\u00e4nk s\u00e5 har vi designat REX-l\u00f6sningen f\u00f6r att skapa en s\u00e5dan konversationstr\u00e5d f\u00f6r varje nytt kunduppdrag, d\u00e4r man kan f\u00f6lja uppdragets vandring i REX-processen. Viktiga l\u00e4nkar som till dokument och uppgifter g\u00e5r att visa i inl\u00e4ggen f\u00f6r varje fas. Varje g\u00e5ng uppdraget g\u00e5r in i en ny fas skapas ett nytt inl\u00e4gg f\u00f6r att meddela det.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

     I tr\u00e5den kan man samarbeta och kommunicera kring kunduppdraget.<\/p>\n\n\n\n

    Uppdragskort<\/h4>\n\n\n\n

    Klickar man p\u00e5 ett kunduppdrag kan man se all information f\u00f6r detta uppdrag.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Det finns \u00e4ven en l\u00e4nk till diskussionstr\u00e5den inlagd, vilket underl\u00e4ttar att hitta tillbaka till just detta uppdrags diskussion.<\/p>\n\n\n\n

    En REX-uppgift<\/h4>\n\n\n\n

    I de flesta faser skapas det en uppgift som tilldelas (antingen till den kundansvarige, avtalsansvarige, eller godk\u00e4nnaren). De uppgifter som skapas av applikationen anv\u00e4nder sig av appen Planner. Man kan bl.a. l\u00e4gga in checklistor med de deluppgifter som ing\u00e5r (som hj\u00e4lp f\u00f6r den som ska utf\u00f6ra arbetet). En l\u00e4nk till kundens specifika dokument ligger bifogad l\u00e4ngst ner.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    N\u00e4r uppgiften markeras som slutf\u00f6rd g\u00e5r processen vidare till n\u00e4sta fas.<\/p>\n\n\n\n

    Dokument<\/h4>\n\n\n\n

    Dokumenten som ing\u00e5r i REX-processen skapas upp automatiskt och kundinformationen l\u00e4ggs ocks\u00e5 in, beroende p\u00e5 fasen uppdraget g\u00e5r in i.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Godk\u00e4nnanden<\/h4>\n\n\n\n

    Mellan antagningsfasen och planeringsfasen finns ett godk\u00e4nnande inbyggt. I applikationen anv\u00e4nds appen \u201dGodk\u00e4nnanden\u201d, se nedan.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Ompr\u00f6vning<\/h4>\n\n\n\n

    I applikationen ing\u00e5r det en kontroll en g\u00e5ng om dagen \u00f6ver vilka kunduppdrag som det \u00e4r dags att utf\u00f6ra ompr\u00f6vning f\u00f6r. Datumet f\u00f6r ompr\u00f6vning s\u00e4tts 1 \u00e5r fram i tiden fr\u00e5n det att kunduppdraget blivit l\u00f6pande.<\/p>\n\n\n\n

    Uppgifts\u00f6versikt<\/h4>\n\n\n\n

    F\u00f6r den som vill skaffa sig en \u00f6versikt av hur det ligger till i verksamheten finns f\u00f6ljande gr\u00e4nssnitt. Man kan f\u00e5 en \u00f6versikt av alla uppgifter genom en lista.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Avrundning<\/h3>\n\n\n\n

    Vi har ovan visat hur en redovisningsbyr\u00e5 skulle kunna anv\u00e4nda de appar som finns tillg\u00e4ngliga i Microsoft 365 f\u00f6r att kvalitetss\u00e4kra sin process f\u00f6r intag, ompr\u00f6vning och avslutande av kunduppdrag. <\/p>\n\n\n\n

    Microsoft 365 \u00e4r givetvis s\u00e5 mycket mer \u00e4n denna l\u00f6sning. Det finns en uppsj\u00f6 av verktyg f\u00f6r medarbetares personliga effektivitet (Outlook, ToDo, OneNote f\u00f6r att n\u00e4mna n\u00e5gra) och \u00e4ven f\u00f6r samarbete och kommunikation (Teams, Planner, SharePoint).<\/p>\n\n\n\n

    F\u00f6r att implementera l\u00f6sning f\u00f6r REX-processen kr\u00e4vs inga andra licenser \u00e4n licensen Microsoft 365 Business Premium. Enbart konfigureringar \u00e4r gjorda (ingen programmering) f\u00f6r att s\u00e4tta ihop applikationen. Detta \u00e4r ett nytt s\u00e4tt att skapa IT-l\u00f6sningar som g\u00e5r under beteckningen low code\/no code. Redovisningsbyr\u00e5er som anammar detta nya s\u00e4tt att ta fram l\u00f6sningar kommer kunna implementera mycket anpassat st\u00f6d f\u00f6r sin verksamhet. REX-applikationen ovan \u00e4r bara ett exempel p\u00e5 hur Microsoft 365 hade kunnat anv\u00e4ndas. Andra t\u00e4nkbara till\u00e4mpningar \u00e4r: aktiebrev, reverser, process f\u00f6r penningtv\u00e4tt, m.m.<\/p>\n\n\n\n

    Den stora drivkraften f\u00f6r att digitalisera verksamheten \u00e4r kanske tidsbesparingar, men att fril\u00e4gga energi f\u00f6r att vara mer proaktiv gentemot kunden ska inte missas. Det \u00e4r ju ett av de uttalade m\u00e5len med REX-standarden i grunden (dvs: att hinna g\u00f6ra mer f\u00f6r kunden).<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Vi har de senaste m\u00e5naderna hj\u00e4lpt en redovisningsbyr\u00e5 med att inf\u00f6ra moderna arbetss\u00e4tt i Microsoft 365. I denna bloggartikel delar vi med oss av de insikter vi f\u00e5tt kring hur en redovisningsbyr\u00e5 hade kunnat anv\u00e4nda Microsoft 365 f\u00f6r att bygga upp en digital arbetsplats som g\u00f6r att de l\u00e4gger mindre tid p\u00e5 manuellt arbete, s\u00e4kerst\u00e4ller […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":4536,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[119],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4421"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4421"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4421\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4538,"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4421\/revisions\/4538"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4536"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4421"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4421"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.coachoffice365.com\/sv\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4421"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}